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AVD REFORM: come gestire Produzione e Tracciabilita di una PMI del settore farmaceutico

Scheda AVD Reform Srl
 
 
AVD Reform impiega 11 addetti interni, ha una propria rete vendita con 2 concessionari diretti, 10 distributori e numerosi Agenti diretti e indiretti: il fatturato 2007 arriva a 1,4 milioni di Euro in netta crescita sul 2006, e budget stimato per il 2008 a quota 1,9 milioni.
 
La soluzione adottata:
Future Small Business Manufacturing Plus
Future Modulo OLE
Future Modulo Schedulatore di Reportistica
Future Modulo Ammortamenti
6 utenti, di cui 2 amministrativi, 3 di magazzino e produzione, 1 direzionale.
 
 
Intervista con il Cliente
 
Azeta: Ci racconti la sua Azienda...
 
"  AVD Reform – spiega l’Amministratore Delegato Dott. Francesco Ravasini – ha come Mission la ricerca della salute come benessere psicofisico e della qualità della vita dell’individuo; la ricerca di materie prime – anche nuove –  ricerca tecnologica, ricerca clinica e formazione costituiscono parte integrante della nostra Mission, perseguita attraverso norme di buona pratica produttiva GMP (good manifacturing practices) e secondo il sistema HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) di corretta parassi igienica, a partire dalla qualità e tracciabilità della materia prima.
 
A riconoscimento di questa continua innovazione, nel 2004 abbiamo ottenuto l’autorizzazione per la produzione di integratori alimentari dal Ministero della Salute.
AVD Reform si pone al vertice per qualità e per la vasta gamma di prodotti proposti, destinati prevalentemente al settore Erboristico e Farmaceutico, ed è una delle poche realtà italiane a produrre e distribuire in proprio integratori alimentari a base di fermenti lattici vivi e macerati di erbe in acqua energizzata, entrambi destinati al benessere psicofisico della persona: tutti i prodotti sono realizzati su base totalmente naturale.
 
La produzione inizia dalla selezione dalle materie prime (grande cura è stata riposta alla scelta dei Fornitori, tra i principali leader mondiali di settore) dalla quale si ricavano, attraverso ricette proprie, sia i prodotti finiti a marchio, sia semilavorati per conto terzi destinati ad altri Brand; lo stoccaggio e il confezionamento avvengono in ambiente controllato.
Non ci rivolgiamo al mercato delle forniture di grandi quantità, piuttosto preferiamo realizzare prodotti di grande e riconoscibile qualità, che è il marchio di garanzia nei confronti dei nostri Clienti. "
 
Azeta: Quali motivazioni Vi hanno spinto all’acquisto di Future?
 
"Nel 2007 l’azienda ha vissuto una fase di consolidamento e di grande crescita grazie al successo di alcune linee di prodotto, fattore che ha portato l’azienda a ricercare un software gestionale che riuscisse a soddisfare tutte le nuove esigenze; il nostro vecchio software infatti non era più in grado di gestire le nuove esigenze del magazzino, della produzione e della tracciabilità, inoltre l’efficienza aziendale risentiva della mancanza di automatismi che avrebbero portato a far crescere la struttura senza alcun vantaggio operativo; il nostro principale obiettivo era quindi aumentare l’efficienza senza aumentare i costi.
 
Abbiamo quindi effettuato una ricerca sul vasto mercato dei software gestionali tra i più diffusi a livello nazionale, ma la proposta di Azeta ci è apparsa subito la più convincente: volevamo automatizzare il magazzino, la produzione e la tracciabilità, ma in breve tempo siamo riusciti ad andare molto oltre con l’attivazione del modulo MRP che automatizza tutto il processo di riordino delle materie prime e che ci consente di avere un magazzino finalmente aderente alle reali necessità produttive, e consistente a livello di disponibilità e giacenze.
 
La tracciabilità inoltre è risultata particolarmente semplice da gestire: il controllo dei lotti in ingresso e in uscita avviene ora senza intoppi e tutte le informazioni sono residenti nel sistema in tempo reale."
 
Azeta: Come è stato il rapporto con Azeta e come è stato svolto il Vostro progetto?
 
"Nel complesso direi molto buono, nonostante le normali difficoltà iniziali nella migrazione dal vecchio prodotto; dopo una breve fase di formazione iniziale, il sistema Future ha iniziato a dare subito i suoi frutti, l’avviamento è stato indolore, veloce e puntuale, rispettando i tempi prefissati, con anche qualche sorpresa nella qualità di alcune componenti non riscontrabili in fase di demo, ma che hanno ulteriormente velocizzato il lavoro quotidiano.
 
Un plauso va anche ai sistemisti e all’ottimo supporto di assistenza di Azeta; ci hanno ascoltato con pazienza e abbiamo sempre ricevuto risposte cortesi e puntuali, non ci eravamo abituati!"
 
Azeta: Quali sono stati i vantaggi ottenuti con l’introduzione di Future?
 
"Tra i tanti segnalo l’analisi dei dati e le statistiche, la visione degli ultimi prezzi in fase di inserimento riga ordine, o la registrazione degli incassi che immediatamente rende disponibili tutti i pagamenti aperti anche se non interrogati in modo specifico; Future ci rende la visione di ogni dato molto immediata. Ottima anche la gestione dei fidi, che mette subito in evidenza eventuali pagamenti non riscossi e eventuali scoperture del fido Cliente.
 
Anche nei moduli ritenuti standard, come fatturazione, ciclo passivo e gestione commerciale Future si è dimostrato davvero positivo. Nella gestione degli impegni possiamo valutare tutte le informazioni senza uscire dai programmi, ad esempio i dati di magazzino, l’eventuale distinta base, i fornitori, i prezzi e anche l’ultimo acquisto fatto per articolo di materia prima, il tutto senza uscire dalla maschera iniziale.
 
Siamo rimasti molto soddisfatti anche da alcuni moduli ed utilities di Future, come l’archiviazione documentale OLE, e particolarmente dallo schedulatore di reportistica: con esso infatti effettuiamo i report delle provvigioni degli agenti e dei distributori in modo completamente automatico, operazione che precedentemente richiedeva diversi giorni di lavoro: oggi li troviamo pronti appena finita la fatturazione! 
 
Inoltre la grande flessibilità del software ci ha permesso di automatizzare tante procedure senza ricorrere a costose personalizzazioni, quali l’importazione dei dati di vendita sul territorio dai distributori che precedentemente richiedevano una settimana di lavoro per la sola trascrizione delle informazioni."
 
Azeta: Quali saranno gli sviluppi futuri che prevedete di introdurre?
 
"Senz’altro il prossimo passo sarà l’introduzione di computer Palmari in radiofrequenza per la gestione della logistica integrata (ricezione merce e ubicazioni di magazzino), degli ordini interni e delle fasi di produzione con il modulo Future Mobile, ma ancora più a breve introdurremo un’altra funzionalità già presente nel software, ovvero l’invio dei documenti via e-mail e via fax grazie al modulo di invio automatico dei documenti e della reportistica."
 
Parma, 22 maggio 2008

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